05 Ago
Uma das dúvidas mais comuns entre as pequenas e médias empresas é a forma correta de lidar com os pagamentos de quilómetros a sócios que usam o seu carro pessoal para o trabalho. Afinal, as regras são as mesmas para todos? A resposta é: não! A legislação fiscal portuguesa faz uma distinção clara entre o sócio-gerente e o sócio de capital (também conhecido como sócio não-gerente).
Vamos simplificar as principais conclusões de uma recente Ficha Doutrinária da Autoridade Tributária e Aduaneira.
O Sócio de Capital (não-gerente)
Se um sócio é apenas um investidor e não tem um cargo de gerência, a situação é mais direta:
- Não pode receber ajudas de custo: Os pagamentos de quilómetros a um sócio que não está ligado à empresa por um vínculo de trabalho ou gerência não podem ser deduzidos como despesa da empresa.
- Motivo: Para a Autoridade Tributária, estas despesas não são consideradas como tendo sido feitas “ao serviço da sociedade”. O valor pago terá de ser adicionado ao lucro tributável da empresa no final do ano.
O Sócio-Gerente
A situação é diferente para o sócio que também exerce as funções de gerente. A principal razão é que, mesmo que não receba um salário mensal, ele é considerado, para efeitos fiscais, como um “trabalhador” da empresa.
- Pode receber ajudas de custo (quilómetros): Sim, mesmo que não tenha um salário, o sócio-gerente pode receber o valor dos quilómetros percorridos em trabalho.
- Condições para deduzir a despesa:
- A deslocação deve estar devidamente documentada.
- É necessário preencher um mapa de quilómetros detalhado. Este mapa deve incluir a razão da viagem, o local, a data, a viatura, o número de quilómetros e o valor total.
Atenção à Tributação Autónoma
A forma como a empresa trata estas despesas tem impacto na tributação autónoma, uma taxa adicional aplicada sobre certas despesas:
- Se faturar ao cliente: Se os quilómetros são faturados diretamente ao cliente e esta informação está explícita na fatura, a empresa não paga tributação autónoma sobre esses valores.
- Se não faturar ao cliente: Se a empresa paga os quilómetros ao sócio-gerente mas não os cobra ao cliente, terá de pagar tributação autónoma de 5% sobre esse valor.
E a Declaração Mensal de Remunerações (DMR)?
A DMR é a declaração onde se reportam os rendimentos de trabalho dependente.
- Quando incluir na DMR: O valor dos quilómetros deve ser incluído na DMR apenas na parte em que excede o limite legal estabelecido para os servidores do Estado.
- O que acontece se exceder o limite: A porção que excede o limite é considerada um rendimento de trabalho dependente e, como tal, é sujeita a retenção na fonte de IRS.
Resumo Rápido
| Tipo de Sócio | Pode receber quilómetros? | A empresa pode deduzir a despesa? | Há tributação autónoma? |
| Sócio de Capital | Sim, mas… | Não. O valor deve ser adicionado ao lucro tributável. | Não se aplica, pois não é uma despesa dedutível. |
| Sócio-Gerente | Sim. | Sim, desde que esteja tudo documentado e com mapa de quilómetros. | Sim, se não faturado ao cliente (5%). Não, se faturado ao cliente. |
Veja o artigo oficial no portal das finanças: https://info.portaldasfinancas.gov.pt/pt/informacao_fiscal/informacoes_vinculativas/rendimento/circ/Documents/PIV_26595.pdf
