Uma das dúvidas mais comuns entre as pequenas e médias empresas é a forma correta de lidar com os pagamentos de quilómetros a sócios que usam o seu carro pessoal para o trabalho. Afinal, as regras são as mesmas para todos? A resposta é: não! A legislação fiscal portuguesa faz uma distinção clara entre o sócio-gerente e o sócio de capital (também conhecido como sócio não-gerente).

Vamos simplificar as principais conclusões de uma recente Ficha Doutrinária da Autoridade Tributária e Aduaneira.

O Sócio de Capital (não-gerente)

Se um sócio é apenas um investidor e não tem um cargo de gerência, a situação é mais direta:

• Não pode receber ajudas de custo: Os pagamentos de quilómetros a um sócio que não está ligado à empresa por um vínculo de trabalho ou gerência não podem ser deduzidos como despesa da empresa.
  
• Motivo: Para a Autoridade Tributária, estas despesas não são consideradas como tendo sido feitas “ao serviço da sociedade”. O valor pago terá de ser adicionado ao lucro tributável da empresa no final do ano.

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O Sócio-Gerente

A situação é diferente para o sócio que também exerce as funções de gerente. A principal razão é que, mesmo que não receba um salário mensal, ele é considerado, para efeitos fiscais, como um “trabalhador” da empresa.

• Pode receber ajudas de custo (quilómetros): Sim, mesmo que não tenha um salário, o sócio-gerente pode receber o valor dos quilómetros percorridos em trabalho.
  
• Condições para deduzir a despesa:
  1. A deslocação deve estar devidamente documentada.
  2. É necessário preencher um mapa de quilómetros detalhado. Este mapa deve incluir a razão da viagem, o local, a data, a viatura, o número de quilómetros e o valor total.

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Atenção à Tributação Autónoma

A forma como a empresa trata estas despesas tem impacto na tributação autónoma, uma taxa adicional aplicada sobre certas despesas:

• Se faturar ao cliente: Se os quilómetros são faturados diretamente ao cliente e esta informação está explícita na fatura, a empresa não paga tributação autónoma sobre esses valores.
  
• Se não faturar ao cliente: Se a empresa paga os quilómetros ao sócio-gerente mas não os cobra ao cliente, terá de pagar tributação autónoma de 5% sobre esse valor.

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E a Declaração Mensal de Remunerações (DMR)?

A DMR é a declaração onde se reportam os rendimentos de trabalho dependente.

• Quando incluir na DMR: O valor dos quilómetros deve ser incluído na DMR apenas na parte em que excede o limite legal estabelecido para os servidores do Estado.
  
• O que acontece se exceder o limite: A porção que excede o limite é considerada um rendimento de trabalho dependente e, como tal, é sujeita a retenção na fonte de IRS.

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Resumo Rápido

Tipo de Sócio	Pode receber quilómetros?	A empresa pode deduzir a despesa?	Há tributação autónoma?
Sócio de Capital	Sim, mas…	Não. O valor deve ser adicionado ao lucro tributável.	Não se aplica, pois não é uma despesa dedutível.
Sócio-Gerente	Sim.	Sim, desde que esteja tudo documentado e com mapa de quilómetros.	Sim, se não faturado ao cliente (5%). Não, se faturado ao cliente.

Veja o artigo oficial no portal das finanças: https://info.portaldasfinancas.gov.pt/pt/informacao_fiscal/informacoes_vinculativas/rendimento/circ/Documents/PIV_26595.pdf